Erste Schritte mit MailenceAI:

Nachdem ein Account erstellt und aktiviert wurde, können Sie damit beginnen, ein neues Projekt zu erstellen.
Innerhalb des Projektes gibt es nun 5 Tabs, in denen Sie Einstellungen treffen können.


1. Email Einstellungen:
 
 Hier müssen Sie Ihre Email Verbindungsdaten eingeben, damit Mailence Emails über Ihre Email Adresse senden kann. Sie müssen einen eigenen Email Account hinterlegen, es gibt keine Möglichkeit, die Emails über einen Account von Mailence zu versenden.
 Um Ihren Email Account mit Mailence zu verbinden, müssen Sie die SMTP Serverdaten Ihres Anbieters eintragen. Für die großen Provider (GMAIL, Web.de, GMX...) finden Sie diese Daten unter "Hilfe", falls Sie eine eigene Domain verwenden, müssen Sie dort die SMTP Daten Ihres Anbieters eingeben. 
 Diese lassen sich, wenn nicht bekannt, meist durch eine einfache Google Suche herausfinden (SMTP Daten <Anbieter>). Haben Sie die SMTP Serveradresse sowie den Port (meist 587) eingegeben, können Sie nun bei Benutzername Ihre Email Adresse eingeben, sowie bei Passwort das dazugehörige Kennwort. Diessind die gleichen Daten, mit denen Sie sich auchstandartmäßig in Ihrem Email Programm einloggen. Unter "Angezeigter Absendername" geben Sie nun Ihren Namen bzw. den Namen Ihres Unternehmens ein, je nachdem, unter welchem Synonym Sie im Email Postfach des Empfängers erscheinen möchten. Die"Angezeigte Absender-Mailadresse" sollte in der Regel der eigentlichen Mailadresse entsprechen, bei den großen Anbietern müssen die Email Adressen sogar gleich sein.

2. Grundeinstellungen

Hier können Sie den Projektnamen verändern.

3. Anschreiben

In diesem Bereich können Sie das Anschreiben erstellen, welches von MailenceAI versendet werden soll. Grundsätzlich funktioniert das Erstellen eines Anschreibens genau so , wie Sie es aus Ihrem eigenem Email Programm gewohnt sind. Zunächst legen Sie einen Betreff fest. darunter können Sie nun inFreitextformIhrAnschreiben erstellen. Es steht Ihnen hierfür ein vollwertiger Texteditor zur Verfügung, der alle gängigen Formatierungsfunktionen beinhaltet. Falls Sie eigene HTML Templates versenden möchten, können Sie diese unter "View -> Source Code" einfügen. Auch das Einfügen von Bildern ist möglich,allerdings können Sie keine Bilder hochladen, sondern nur Bilder verwenden, die extern gehostet werden. Dann können Sie einfach ein Bildelement einfügen, das als "Source" den externen Bildlink enthält.

 3.1 Platzhalter

 Die Platzhalterfunktion innerhalb des Anschreibens ist ein zentrales Element von Mailence. Sie können alle verfügbaren Platzhalter unter "Platzhalter anzeigen" aufrufen. Platzhalter werden später, in den Emails die von Mailence automatisch versendet werden, durch die jeweiligen, persönlichen Daten des Empfängers ersetzt. Dafür durchsucht eine KI die Website des jeweiligen Empfängers und ermittelt passende Ansprechpartner sowie weitere Daten. Setzen Sie nun einen solchen Platzhalter in Ihr Anschreiben ein, entsteht beim Empfänger der Eindruck, dass die Email, die er erhalten hat, persönlich verfasst wurde. Dies erhöht die Antwortquote deutlich. In welcher Art und Weise Sie die Platzhalter einbinden und welche Wirkung Sie dadurch beim Empfänger erzielen, bleibt Ihnen überlassen. Standardmäßig empfohlen werden kann der "{anrede}" Platzhalter. Setzen Sie diesen Platzhalter als Begrüßung an den Beginn Ihres Anschreibens. Je nach Geschlecht des Empfängers wird dieser Platzhalter nun entweder mit "Sehr geehrter Herr XY" oder "Sehr geehrte Frau XY" ersetzt. Die Funktionen der weiteren Platzhalter können Sie der Platzhalter Übersicht entnehmen. Die Platzhalter werden übrigens genau so in Ihr Anschreiben eingesetzt, wie Sie in der Spalte "Platzhalter" in der Übersicht stehen. Das bedeutet, ein Platzhalter ist immer von geschwungenen Klammern umgeben, und innerhalb der Klammern steht ein Keyword, das die Funktion des Platzhalters beschreibt. Ob Sie die Platzhalter korrekt in Ihr Anschreiben eingefügt haben, können Sie ganz einfach testen, in dem Sie Ihr erstelltes Anschreiben speichern. Wenn Sie dann erneut zum Tab "Anschreiben" wechseln, werden Sie unter dem Texteditor, umgeben von einem schwarzen Rahmen, nun Ihr Anschreiben vorfinden, wie es auch für den Empfänger erscheinen wird. In dieser Vorschau wurden die Platzhalter mit den geschwungenen Klammern nun durch Mustertexte ersetzt. Sie können Platzhalter in Ihrem Anschreiben des Weiteren behandeln wie normalen Text, das bedeutet, wenn Sie einen Platzhalter beispielsweise kursiv formatieren, wird diese Formatierung auch auf den jeweiligen späteren Inhalt angewandt. 

4. Zielgruppe

 Der große Vorteil von MailenceAI ist, dass Sie sich um nichts kümmern müssen. So können Sie nun im Tab "Zielgruppe" einfach in Freitextform eingeben, an welche Branche bzw. welchen Typ Unternehmen Ihr Anschreiben gesendet werden soll. Es wird empfohlen, möglichst Oberbegriffe zu verwenden. Das bedeutet, wenn Sie z.B. Restaurants, Bars und Kneipen erreichen wollen, schreiben Sie in das Feld am besten "Gastronomie", anstatt einzelner Begrifflichkeiten. Generell sollten in diesem Feld nicht mehr als zwei bis drei Worte stehen, da die Zielgruppe sonst häufig zu spezifisch wird und der Crawler Probleme hat, passende Betriebe zu finden. Als nächstes können Sie eine Region auswählen, in der der Crawler nach Betrieben suchen soll. Die empfohlene Einstellung ist "deutschlandweit", da damit die meisten Betriebe gefunden werden können. Agieren Sie mit Ihrer Dienstleistung bzw. Ihren Produkten jedoch nur regional, ist es auch möglich unter "Benutzerdefinierter Region" die Region einzuschränken. So können Sie beispielsweise ein Bundesland eingeben oder auch nur einen Landkreis. Beachten Sie jedoch, dass umso kleiner Sie Ihre Zielregion wählen, desto weniger Betriebe gefunden werden können.

5. Aktivierung

 Der letzte Tab umfasst nun projektspezifische Einstellungen. So müssen Sie hier angeben, wie viele Emails von MailenceAI an die von Ihnen definierte Zielgruppe versendet werden sollen. Aktuell sind bis zu 500 Emails pro Tag möglich. Diese Beschränkung gilt aktuell, da hinter jeder versendeten Email bzw. hinter der Zielgruppenrecherche durch unsere Crawler und KI ein großer Rechenaufwand steht. Als nächstes können Sie nun noch auswählen, ob Sie die Lesebestätigung aktivieren möchten. Ist Sie aktiviert, sehen Sie anschließend im Statistik Tab, wer von den Empfängern Ihres Anschreibens auch Ihre Email geöffnet bzw. gelesen hat. Beachten Sie bitte, dass es auch möglich ist, dass ein Empfänger eine Email gelesen hat, ohne dass es Ihnen angezeigt wird. Dies ist ein technischer Umstand, da der Empfänger das Anzeigen von Bildern aktiviert haben muss, damit die Lesebestätigung funktionieren kann.
 Abschließend können Sie nun das Projekt aktivieren. Ab diesem Zeitpunkt sucht unser Crawler nun im Hintergrund nach zu Ihrer Zielgruppe passenden Kontakten und Informationen. Ihr Anschreiben wird anschließend innerhalb des von Ihnen vorgegebenen Limits zu tagesüblichen Uhrzeiten an diese Kontakte versandt. Sie müssen also nur noch auf Antworten warten!


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